Checkliste Transparenzregister:
Was GmbH und AG bis 1. Oktober tun sollten
In wenigen Tagen ist es so weit: Am 1. Oktober 2026 treten das Transparenzgesetz (TJPG) und das revidierte Geldwäschereigesetz (GwG) in Kraft. Ab diesem Tag nimmt das Schweizerische Transparenzregister Meldungen entgegen, und die Übergangsfristen beginnen zu laufen.
Panik ist nicht nötig. Die meisten Gesellschaften haben mehrere Monate Zeit. Wer die Vorarbeit jetzt erledigt, kann die Meldung aber in wenigen Minuten abschliessen, statt im Frühling unter Zeitdruck Unterlagen zu suchen. Diese Checkliste führt Sie durch die wichtigsten Punkte.
Teil 1: Transparenzregister
1. Die eigene Frist bestimmen
Klären Sie zuerst, bis wann Ihre Gesellschaft melden muss. Für die meisten KMU gilt: AG ohne ordentliche Revision bis 1. März 2027, GmbH bis 1. April 2027. Sind alle wirtschaftlich berechtigten Personen bereits im Handelsregister eingetragen, bleiben zwei Jahre Zeit. Alle Varianten finden Sie im Beitrag Meldefristen im Transparenzregister.
2. Geplante Handelsregister-Änderungen einplanen
Jede Eintragung im Handelsregister nach dem 1. Oktober verkürzt die Frist auf einen Monat. Stehen ein Wechsel im Verwaltungsrat, eine Sitzverlegung oder eine Kapitalerhöhung an, sollte die Meldung ans Transparenzregister gleich mitgeplant werden.
3. Die Beteiligungsstruktur aufzeichnen
Zeichnen Sie auf, wem die Gesellschaft gehört, und zwar bis zu den natürlichen Personen am Ende der Kette. Bei Holdingstrukturen ist das der aufwendigste Schritt. Die Regeln dazu erklärt unser Beitrag Wer ist wirtschaftlich berechtigt?
4. Kontrolle auf andere Weise prüfen
Nicht jede Kontrolle zeigt sich im Aktienbuch. Prüfen Sie Aktionärbindungsverträge, Treuhandverhältnisse, Optionen und Darlehensverträge mit Mitspracherechten. Wer über solche Instrumente Einfluss hat, kann wirtschaftlich berechtigt sein, auch ohne 25 % zu halten.
5. Angaben und Unterlagen einholen
Für jede wirtschaftlich berechtigte Person braucht es unter anderem Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnadresse. Hat die Person eine AHV-Nummer, wird diese erfasst. Andernfalls ist eine Kopie des Passes oder der Identitätskarte nötig. Zusätzlich sind Art und Umfang der Kontrolle festzuhalten.
6. Aktionäre und Gesellschafter informieren
Gesellschafter sind gesetzlich verpflichtet, der Gesellschaft die nötigen Angaben zu liefern. Ein kurzes Schreiben mit der Bitte um Bestätigung der Beteiligungsverhältnisse schafft Klarheit und dient gleichzeitig als Nachweis.
7. Nicht auf das alte Verzeichnis verlassen
Viele Gesellschaften führen ein Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen nach Obligationenrecht. Diese Bestimmungen werden mit dem neuen Gesetz aufgehoben, und die neue Definition ist breiter. Nutzen Sie das alte Verzeichnis als Ausgangspunkt, aber prüfen Sie es gegen die neuen Regeln.
8. Bei EasyGov registrieren
Die Meldung erfolgt elektronisch über die Plattform EasyGov des Bundes. Die Registrierung ist schon heute möglich. Wer bereits Zugang hat, spart sich am Stichtag einen Schritt.
9. Zuständigkeit und Ablauf festlegen
Verantwortlich ist das oberste Mitglied des leitenden Organs, bei der AG in der Regel die Präsidentin oder der Präsident des Verwaltungsrats, bei der GmbH die vorsitzende Person der Geschäftsführung. Legen Sie fest, wer die Meldung tatsächlich macht und wie spätere Änderungen, etwa ein Anteilsverkauf, intern gemeldet werden. Solche Änderungen müssen innert eines Monats nachgemeldet werden.
Teil 2: Geldwäschereigesetz
10. Prüfen, ob Ihr Geschäft neu unterstellt ist
Das revidierte GwG erfasst neu bestimmte Beratungstätigkeiten: die Mitwirkung bei Immobiliengeschäften, die Gründung und Verwaltung von Gesellschaften ohne operative Tätigkeit sowie das Anbieten von Domiziladressen. Das betrifft nicht nur Anwälte und Treuhänder, sondern auch Unternehmen, die solche Leistungen nebenbei anbieten. Mehr dazu im Beitrag Revidiertes Geldwäschereigesetz.
11. SRO-Anschluss vorbereiten
Wer unterstellt ist, muss das Gesuch um Anschluss an eine Selbstregulierungsorganisation bis zum 1. Dezember 2026einreichen. Ob das für Sie gilt, klärt der Selbstcheck auf gwgcheck.ch in wenigen Minuten.
12. Mit mehr Rückfragen rechnen
Auch wer selbst nicht unterstellt ist, merkt die neuen Regeln: Banken, Treuhänder und Domizilgeber müssen ihre Kunden genauer prüfen. Halten Sie Ausweise, Beteiligungsnachweise und Angaben zur Herkunft der Mittel bereit. Das beschleunigt jede Kontoeröffnung und jedes neue Mandat.
Alle Informationen zu Pflichten, Fristen und Meldung finden Sie gebündelt auf transparenzregister.ch.
FAQ
Was passiert, wenn ich am 1. Oktober noch nicht bereit bin?
Nichts, solange Sie Ihre Frist einhalten. Die meisten Gesellschaften haben mehrere Monate Zeit. Achten Sie nur darauf, dass keine Handelsregister-Änderung die Frist vorzeitig verkürzt.
Muss auch eine inaktive Gesellschaft melden?
Ja. Die Meldepflicht hängt nicht davon ab, ob die Gesellschaft aktiv ist. Wer eine Gesellschaft nicht mehr braucht, kann über eine Liquidation nachdenken.
Kann ich die Meldung einem Dienstleister übertragen?
Ja. Die Verantwortung bleibt beim obersten Leitungsorgan, die Meldung selbst darf aber delegiert werden, etwa an einen Treuhänder.
Ist das Transparenzregister öffentlich?
Nein. Zugriff haben nur Behörden, Finanzintermediäre sowie dem GwG unterstellte Berater, und nur soweit sie die Angaben für ihre gesetzlichen Pflichten brauchen.
Muss ich jedes Jahr neu melden?
Nein. Eine jährliche Meldung ist nicht vorgesehen. Gemeldet werden muss erneut, sobald sich etwas bei den wirtschaftlich berechtigten Personen ändert, und zwar innert eines Monats.
Sie möchten die Checkliste nicht allein abarbeiten? Die SWISS COMPANY AG klärt Ihre Struktur, sammelt die Unterlagen und übernimmt die Meldung ans Transparenzregister. Mehr zum Transparenzregister Schweiz
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
